Gestión de cobranza en las fianzas de arrendamiento

Cuando se trata de fianzas de arrendamiento, la gestión de cobranza es un aspecto crítico que involucra equilibrio y sensibilidad.

Tanto para la inmobiliaria como la afianzadora es vital, puesto que la correcta administración de la cobranza garantiza el cumplimiento del contrato, además de mantener relaciones transparentes y justas.

En este proceso, la afianzadora debe ser muy prudente y precisa con sus estrategias para recuperar el dinero de los arriendos en mora, lo cual no siempre se desarrolla de manera ágil a causa de la situación financiera de arrendatarios con poca capacidad de pago. En ocasiones esto puede conducir a demandas judiciales, pago de penalidad y/o restitución del inmueble.

Para que entiendas todo de forma detallada, en este artículo hacemos una breve explicación de cómo realizamos la gestión de cobranza en LaFianza, lo cual te puede ayudar a entender este proceso en las afianzadoras en general.

En primer lugar, definamos el término que nos compete.

Gestión de cobranza: Es el proceso a través del cual LaFianza recupera la cartera adeudada por parte de los arrendatarios en mora. En los casos en los que se identifica incapacidad de pago, se propende por la restitución del inmueble.

Ahora bien, para que este proceso comience a desarrollarse, tienen que presentarse los siguientes puntos:

1. El arrendatario alcanza los dos meses de mora.
2. La inmobiliaria lo incluye en el reporte de mora.

Cuando lo anterior se cumple con efectividad, inicia la gestión de cobranza, la cual se divide en gestión prejurídica y gestión jurídica.

Gestión prejurídica: Comprende todas las actividades desplegadas antes de la presentación de demandas judiciales tendientes a la recuperación de la cartera adeudada y la restitución del inmueble. En esta etapa, nuestros agentes de cobro se comunican con el arrendatario y deudores solidarios para asesorarlos en el propósito de saldar su deuda, además de advertirles que pueden ser reportados en las centrales de riesgo en el caso de que no cumplan con el pago.

Cuando no sea posible recuperar el dinero correspondiente mediante la gestión prejurídica, se iniciará la gestión jurídica.

Gestión jurídica: Comprende el inicio de procesos judiciales tendientes a la recuperación de la cartera adeudada y a la restitución del inmueble. En esta etapa, LaFianza realizará demandas a los arrendatarios que persistan en la mora a través de un abogado que representará a la afianzadora y la inmobiliaria.

No obstante, para desarrollar la gestión jurídica y algunos procedimientos extrajudiciales LaFianza solicitará los siguientes documentos, los cuales deben ser presentados de forma física:

1. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica, o certificado de matrícula mercantil de la persona natural, que funja como arrendadora en el contrato de arrendamiento.
2. Linderos del inmueble
3. Recibos de pago de las cuotas de administración debidamente cancelados, y/o certificación detallada del pago de las cuotas de administración expedido por el Administrador de la copropiedad.
4. Certificado de existencia y representación legal de la propiedad horizontal, expedido por la autoridad competente.
5. Facturas de los servicios públicos domiciliarios debidamente canceladas, o la factura original junto con la constancia de pago individual original, o certificación sobre el pago del servicio expedida por la empresa de servicio público domiciliario, en la cual conste la individualización del consumo durante periodo determinado, la individualización del inmueble por nomenclatura, y la especificación de quién realizó el pago.

Por otro lado, es necesario suscribir el poder que la inmobiliaria conferirá al abogado que los representará. En el caso de las inmobiliarias asociadas a LaFianza, estas reciben un correo con un formato que deben diligenciar, imprimir, escanear y reenviar con el asunto OTORGO PODER.

El plazo para entregar los documentos enumerados y el poder es de 5 días calendario a partir del envío de la solicitud.

Si la inmobiliaria no llegase a cumplir con esto, deberá restituir los pagos efectuados por LaFianza (cánones, IVA, administración, servicios públicos) con sus respectivos intereses en un plazo de 3 días calendario.

Es necesario destacar que, además de lo expuesto anteriormente, existe un Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos: la conciliación extrajudicial.

Conciliación extrajudicial: Este mecanismo nos permite negociar con el arrendatario con el fin de llegar a un acuerdo sin necesidad de acudir a un juicio. Esto puede desarrollarse en cualquier etapa del proceso, ya sea durante la gestión prejurídica, jurídica, e incluso después de la resolución dictaminada por el juez. Gracias a esto, es posible llegar a acuerdos que faciliten el proceso de recuperar el dinero, como reducir el valor de la cláusula penal que deba pagar el arrendatario, o restituir el inmueble antes de iniciar demandas judiciales.

Así entonces, ya puedes entender mejor cómo se implementa el proceso de gestión de cobranza en las fianzas de arrendamiento. En todos los casos, se requiere un equilibrio cuidadoso entre la protección de los intereses del arrendador y el respeto por la situación del arrendatario.

La comunicación abierta, la documentación detallada y la flexibilidad son claves para un proceso de cobranza efectivo y justo.

Si tienes una inmobiliaria y deseas que LaFianza sea tu afianzadora de confianza, ¡no dudes en contactarnos! Estamos seguros de que estableceremos excelentes relaciones comerciales.